Счетоводна кантора с 5 служители внедри CRM, DMS и Архив за 8 седмици
Кантората управляваше 80+ клиентски досиета в имейли и физически папки. Програмата за дигитализация финансира структурирането на документооборота.
Предизвикателство
Кантората работеше с 80+ активни клиента, чиито досиета бяха разпределени между имейл папки, физически архиви и различни компютри на служителите. Намирането на конкретен документ отнемаше средно 20 минути. GDPR изискванията за управление на лични данни бяха трудно изпълними без централизирана система.
Решение
Внедрихме CRM за структурирани клиентски досиета с история на комуникацията, DMS за централизирано съхранение с права за достъп и одитна следа, и Дигитален архив с политики за задържане по ЗКПО и ЗДДС. Всичко с дефинирани GDPR права и документирана обработка.
Процес на внедряване
- 1
Анализ (1 седмица)
Преглед на клиентските досиета, документните типове и GDPR изискванията.
- 2
Миграция (2 седмици)
Структуриране и импорт на клиентски данни и ключови документи от имейли и папки.
- 3
Конфигурация (3 седмици)
CRM клиентски профили, DMS папкова структура с права, Архив с политики за задържане.
- 4
Обучение и старт (2 седмици)
Обучение на счетоводителите и ръководството. Пълен преход към новата система.
Резултати
- Централизирани клиентски досиета с пълна история на комуникацията
- Намаляване на времето за намиране на документ от 20 мин на под 1 мин
- GDPR-съвместима обработка с документирани права за достъп
- Автоматични политики за задържане по ЗКПО и ЗДДС
- Успешно представена документация при верификация
Искам подобен проект →“За нас не беше нужна голяма система – но беше нужна правилната. Сега намираме всяко досие за минута и сме спокойни при GDPR проверки.”