Дигитален архив: GDPR съответствие без главоболие
Архивирането на документи е законово задължение, но не трябва да е административен кошмар. Дигиталният архив автоматизира целия процес.
Архивирането не е избор — то е закон
Счетоводните документи се пазят 5–10 години. Трудовите договори — 50 години. GDPR изисква данните на клиентите да се изтриват след изтичане на необходимия период. Ръчното управление на тези изисквания е изключително трудно и крие висок риск от грешки. Дигиталният архив автоматизира този процес.
Архивиране при проекти с европейско финансиране
EU програмите изискват документацията по проекта да се съхранява за срок от 10 до 25 години (в зависимост от програмата). Дигиталният архив осигурява:
- Сигурно, неизменяемо съхранение
- Автоматичен отчет за изтичащи срокове
- Готовност за одити по всяко време
- Достъп до всеки документ за секунди
Ключови функционалности
Политики за задържане: Дефинирате колко дълго се пази всяка категория документи. Системата автоматично ви уведомява при изтичане на срока.
Юридически блок (Legal Hold): При съдебен спор или одит, заключвате документи от автоматично изтриване — дори ако им е изтекъл срокът.
Проверка на автентичността: SHA-256 checksums гарантират, че документите не са модифицирани след архивирането.
Сертификати за унищожаване: При законово изтриване на документи, системата генерира сертификат — доказателство за правилно изпълнение на GDPR.
Студено хранилище: Стари документи автоматично се преместват на по-евтино хранилище, без да губят достъпност.
Секторни изисквания
- Счетоводство: 10-годишен архив на финансовите документи
- Здравеопазване: HIPAA-съвместимо архивиране на медицинска документация
- Строителство: Технически документи и проекти с 20-годишен срок
- Европейски проекти: 10–25-годишен срок в зависимост от програмата
Интеграция с DMS
Дигиталният архив работи заедно с DMS. Активните документи са в DMS — достъпни, редактируеми, споделяеми. Когато изтече работният им период, автоматично се прехвърлят в архива — read-only, защитени и одитируеми.